Rechercher dans une boîte partagée Outlook

Pour chercher dans une boîte aux lettres partagée (contact@, devis@, sav@…), il faut d'abord qu'elle apparaisse dans votre Outlook, puis sélectionner un de ses dossiers avant de lancer la recherche. Microsoft l'écrit pour le nouvel Outlook : une fois la boîte ajoutée, la recherche y fonctionne comme dans votre boîte principale. Le piège le plus courant est de chercher depuis sa propre boîte de réception : la recherche ne regarde alors pas au bon endroit.

Avant tout : l'accès

D'après l'aide Microsoft, c'est un administrateur Microsoft 365 qui crée la boîte partagée et vous ajoute comme membre. Le compte de la boîte partagée elle-même doit rester désactivé, précise Microsoft : chaque membre y accède depuis son propre compte. Si vous n'êtes pas membre, aucune recherche ne vous la montrera.

Faire apparaître la boîte

Nouvel Outlook pour Windows : elle apparaît en général après un redémarrage d'Outlook. Sinon, dans Courrier, clic droit sur le nom de votre compte dans le volet des dossiers, puis Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagés. Elle se range ensuite sous Partagés avec moi.

Outlook classique pour Windows : là aussi, elle apparaît souvent après redémarrage. Sinon : Fichier, Paramètres du compte, Paramètres du compte, onglet Courrier, Modifier, puis ajoutez l'adresse partagée dans les paramètres avancés.

Outlook sur le web : clic droit sur Dossiers (ou sur le nom de votre boîte principale selon votre configuration), puis Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagés. Pour recevoir ses notifications, ouvrez-la plutôt dans une fenêtre distincte : votre nom, puis Ouvrir une autre boîte aux lettres.

Chercher dedans

1. Cliquez sur un dossier de la boîte partagée (sa boîte de réception, par exemple) dans le volet des dossiers.
2. Tapez votre recherche, puis Entrée.
3. Utilisez la même syntaxe que dans votre boîte : de:"Nom du client", objet:devis, reçu:"la semaine dernière", hasattachment:yes. Voir la recherche avancée Outlook.

Dans Outlook classique, le menu à côté de Boîte aux lettres actuelle permet d'élargir une recherche à plusieurs boîtes, d'après l'aide Microsoft sur les pièces jointes. Pratique pour savoir si un client a écrit à votre adresse personnelle ou à l'adresse commune.

Quand Outlook ne trouve rien mais le web, si

Le cas est réel : sur le forum de la communauté Microsoft, un utilisateur décrit en mars 2022 une recherche vide dans Outlook de bureau, alors que la même recherche dans Outlook sur le web renvoie une dizaine de mails de la boîte partagée. Le fil n'a reçu aucune réponse : il n'apporte pas de solution, seulement la preuve que l'écart existe.

La conduite prudente :

1. Faites la recherche sur le web pour l'urgence : si le mail y est, il existe.
2. Vérifiez l'étendue de la recherche dans l'application (dossier actif, boîte actuelle, toutes les boîtes).
3. Vérifiez l'indexation du poste : voir la recherche Outlook ne fonctionne pas.
4. Signalez-le à votre administrateur, qui connaît la configuration des boîtes de votre organisation.

Ranger une boîte commune pour la retrouver

Une boîte partagée est lue par plusieurs personnes : sans règles communes, chacun range à sa façon et plus personne ne retrouve rien. Quelques règles simples, à adapter :

• Des dossiers ou catégories par type de demande (devis, commande, réclamation), décidés ensemble et notés quelque part.
• Un objet explicite quand on répond ou transfère : le nom du client et le sujet.
• Répondre depuis l'adresse partagée : dans le nouvel Outlook, vérifiez le champ De (via Options, Afficher de s'il n'est pas visible). Microsoft précise que les destinataires ne voient alors que l'adresse partagée.
• Une seule personne range un message donné : celle qui le traite.

Limites signalées par Microsoft

Dans le nouvel Outlook, les contacts de la boîte partagée ne sont pas disponibles, et l'octroi d'un nouvel accès délégué ne l'est pas encore. Sur le web, les notifications demandent d'ouvrir la boîte dans une fenêtre distincte. Le cas d'Outlook pour Mac et des mobiles est traité dans des articles séparés de Microsoft.

Et avec Copilot ?

La FAQ Microsoft sur Copilot dans Outlook range les boîtes partagées et déléguées auxquelles vous avez accès parmi les boîtes prises en charge ; les boîtes de groupe et celles qui ne sont pas hébergées sur Exchange Online ne le sont pas. Voir Copilot dans Outlook pour rechercher des mails.