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Libellés Gmail : ranger ses mails pour les retrouver
Créer des libellés Gmail, les poser automatiquement avec des filtres et s'en servir dans la recherche : une méthode simple pour une boîte pro.
Mis à jour le
Un libellé Gmail est une étiquette que vous posez sur un e-mail, par exemple « Client Dupont » ou « Factures fournisseurs ». Le menu des libellés fonctionne par cases à cocher : un même mail peut en recevoir plusieurs. Associé à un filtre qui le pose automatiquement, il transforme une recherche hasardeuse en une recherche exacte : label:client-dupont devis ne fouille plus toute la boîte, seulement le bon dossier.
Ce qu'il faut savoir sur les libellés
D'après l'aide Gmail :
- les libellés sont distincts des dossiers ;
- vous seul y avez accès, vos correspondants ne les voient pas ;
- supprimer un e-mail le retire de tous ses libellés et de la boîte de réception ;
- vous pouvez créer jusqu'à 5 000 libellés et des sous-libellés (imbriqués sous un libellé parent).
Une conséquence pratique pour une équipe : vos libellés ne se partagent pas avec vos collègues. Pour une boîte commune, voir plutôt la boîte partagée Outlook ou les outils d'équipe de votre messagerie.
Créer un libellé
- Dans Gmail sur ordinateur, à gauche, à côté de Libellés, cliquez sur l'icône de nouveau libellé.
- Saisissez le nom.
- Pour un sous-libellé, cochez l'option d'imbrication et choisissez le libellé parent.
- Cliquez sur Créer.
Pour l'appliquer à un mail : cochez le mail, ouvrez le menu des libellés en haut, sélectionnez le libellé. Pour le « déplacer », décochez l'ancien libellé et cochez le nouveau.
Un plan de libellés simple pour une PME
Exemple illustratif, à adapter à votre activité :
| Libellé parent | Sous-libellés | Ce qu'on y met |
|---|---|---|
| Clients | Dupont, Martin, Garage Etchegaray… | Tous les échanges d'un client |
| Fournisseurs | Bois, Électricité, Transport | Devis, bons de commande, factures reçues |
| Administratif | Banque, Assurance, Impôts | Courriers officiels et relevés |
| À traiter | — | Ce qui attend une action |
Trois règles évitent que le plan se dégrade :
- Un libellé par chose stable (un client, un fournisseur), pas par humeur (« urgent ++ »).
- Des noms courts et sans espace quand c'est possible : ils se tapent plus facilement après
label:. - Peu de niveaux : deux suffisent presque toujours.
Poser les libellés automatiquement avec un filtre
Un filtre applique une action aux e-mails qui arrivent : libeller, archiver, supprimer, suivre ou transférer, selon l'aide Google. La façon la plus simple de le créer part d'un vrai mail :
- Cochez un mail du client ou du fournisseur concerné.
- Cliquez sur Plus, puis Filtrer les messages similaires.
- Vérifiez les critères (souvent l'expéditeur ou son nom de domaine), puis Créer un filtre.
- Choisissez l'action : appliquer le libellé voulu.
Vous pouvez aussi partir de la flèche d'options de la barre de recherche, saisir vos critères, cliquer sur Rechercher pour vérifier les résultats, puis sur Créer un filtre.
Points d'attention signalés par l'aide Google : un filtre de transfert ne s'applique qu'aux nouveaux messages, et une réponse à un message filtré n'est filtrée que si elle correspond aux mêmes critères.
Les filtres se gèrent dans Paramètres, Afficher tous les paramètres, onglet Filtres et adresses bloquées. Ils peuvent être exportés en fichier .xml et importés sur un autre compte : pratique pour donner le même rangement à un nouveau collaborateur.
Chercher avec les libellés
Une fois les libellés en place, la recherche devient précise :
| Question | Recherche |
|---|---|
| Le dernier devis du fournisseur bois | label:fournisseurs-bois devis newer_than:3m |
| Tous les PDF échangés avec un client | label:clients-dupont filename:pdf |
| Les mails qui ont échappé au rangement | has:nouserlabels newer_than:1m |
Cette dernière recherche est un bon contrôle mensuel : elle montre ce qu'aucun filtre n'a capté.
Libellés et IA
Un assistant qui interroge votre boîte s'appuie sur ce qu'il trouve. Une boîte rangée lui donne un périmètre clair, et surtout vous donne un moyen de vérifier sa réponse : si l'IA cite trois devis, label:fournisseurs-bois devis vous montre s'il en existe un quatrième. Voir quand Gemini donne une réponse fausse.
Tous les opérateurs utilisables avec label: sont dans le guide des opérateurs Gmail.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un libellé et un dossier dans Gmail ?
L'aide Google précise que les libellés sont distincts des dossiers. Le menu des libellés fonctionne par cases à cocher, si bien qu'un même e-mail peut en recevoir plusieurs. Supprimer un e-mail le retire de tous ses libellés.
Mes correspondants voient-ils mes libellés ?
Non. Selon l'aide Google, vous seul accédez à vos libellés ; les destinataires de vos e-mails ne les voient pas.
Combien de libellés peut-on créer dans Gmail ?
Jusqu'à 5 000 libellés, selon l'aide Google. En pratique, une liste courte et stable se retrouve beaucoup mieux.
Sources
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